Le mois dernier, OneChocolate était sur le pont pour la soirée de lancement de la collection horlogère Tintin au showroom d’Ice-Watch. L’organisation d’un événement presse ne s’improvise pas, et face à l’enjeu pour le client et la liste des tâches à accomplir, on peut vite se sentir dépassé. Comment tirer son épingle du jeu pour s’assurer de la présence d’un maximum de journalistes et influenceurs ? Comment créer l’atmosphère parfaite pour s’assurer que le moment soit réussi ? Nous partageons avec vous nos conseils pour un événement presse couronné de succès !
- Le bon lieu au bon moment
Où, quand et à quel moment de la journée organiser son événement ? Voilà les premières questions à se poser. En effet, trouver le lieu idéal et la bonne date jouent un rôle non négligeable dans la réussite de votre événement. Voici quelques petites règles à garder en tête :
• Choisir un lieu central, facile d’accès pour tous, qu’il s’agisse de vos locaux ou d’une réservation de salle ;
• Exit les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, les ponts, … ;
• Eviter un maximum les lundis et vendredis ;
• Envisager le mercredi, jour particulièrement adapté aux événements organisés pour une marque qui s’adresse aux plus jeunes (les journalistes et influenceurs pourront ainsi venir avec leurs enfants)
À noter que ces règles ne sont évidemment pas gravées dans le marbre. Certains de nos événements les plus réussis n’en ont d’ailleurs respecté aucune ! Le plus important est de suivre une logique qui a du sens pour votre événement et qui s’inscrit dans la stratégie globale du message lié à celui-ci.
- Connaître sa cible
Si votre événement est organisé sous forme de magasin éphémère ou d’une journée portes ouvertes, alors la question du créneau horaire a moins d’incidence, puisque les journalistes pourront passer à tout moment de la journée, comme bon leur semble.
Si vous optez pour un format plus court, nous vous conseillons de faire des annonces corporate lors d’une conférence de presse au petit déjeuner ou au déjeuner, auxquels les journalistes B2B sont plus habitués. Les journalistes de la presse grand public préfèrent, quant à eux, des événements en soirée (mais pas trop tard non plus !)
- Savoir bien s’entourer
On ne s’improvise pas traiteur, graphiste, ou encore scénographe. Notre conseil : faites appel à des professionnels qui contribueront, par leur expertise, à la réussite de l’événement. Prenez-vous y à l’avance pour chercher LE prestataire parfait pour chaque poste, celui dont le devis conjuguera à la fois qualité et tarif abordable. De plus, ils pourront vous apporter de précieux conseils et simplifier l’organisation.
- Sécuriser la venue de journalistes
Une fois l’invitation presse diffusée à un fichier ciblé arrive l’inévitable phase de relance. En effet, les journalistes reçoivent plusieurs centaines de mails par jour, et il y a de grandes chances pour qu’ils soient passés à côté de votre invitation, même si le sujet les intéresse ! Pas le choix, il faut décrocher son téléphone, préparer un message vocal rapide et concis (dans le cas très probable où vous tombiez sur un répondeur), et, en parallèle, renvoyer des mails à chacun avec invitation. Armez-vous de patience et vos efforts finiront (normalement) par payer !
- Documents et goodies à remettre aux journalistes présents
Pensez à bien prévoir en amont les documents et autres objets qui seront remis lors de l’événement aux journalistes ayant fait le déplacement. Généralement, le plus simple est de distribuer des clés USB comprenant un dossier de presse avec communiqué, visuels, biographie du speaker, ainsi que toute autre information et supports concernant de près le sujet de l’événement, et qui permettront aux journalistes d’écrire un article complet.
En plus de ces clés USB, les entreprises remettent généralement des goodies. Facile si vous êtes une marque de produit, vous pouvez alors remettre un (ou plusieurs) produit(s) aux journalistes (si cela rentre dans votre budget, bien sûr), le tout dans un sac brandé.
Lors d’une annonce corporate, les journalistes reçoivent généralement un cahier et un stylo estampillés du logo de l’entreprise. Si vous avez la possibilité de faire plus original que ça, allez-y !
- C’est le Jour J : pas de panique
Traiteur : check.
Mise en place du lieu : check.
…
Si tous les prestataires et personnes contribuant à la réussite de l’événement ont tous bien été briefés (horaire d’arrivée, déroulé, …) et que vous avez prévu suffisamment de marge entre la finalisation de l’installation et l’arrivée des journalistes, alors aucune raison de paniquer, tout se passera bien, car vous aurez le temps de faire face aux imprévus de dernière minute… qui surviennent toujours, quoi qu’on y fasse 😉 ! Le moment venu, on accueille les journalistes en ne manquant pas de pointer leur nom sur la liste des confirmés (imprimée au préalable) et on reste disponible pour toute demande.
Et après ?
Même si l’événement en lui-même est terminé, côté relations presse, il reste encore des choses à faire. Nous vous avons préparé une petite checklist :
• Diffuser le communiqué de presse à l’ensemble du fichier ;
• … et bien sûr, suivre les demandes individuelles des journalistes ;
• Faire remonter les retours des journalistes, tant les points positifs que les points à améliorer ;
• Réaliser un rapport complet, en y incluant des retombées qualitatives et quantitatives ;
• Compiler les retombées presse dans une revue de presse exhaustive.
Vous voilà fin prêt à organiser votre événement presse !
Alexandra Corbelli
