En 2018, j’écrivais un de mes premiers articles de blog pour OneChocolate, intitulé « 6 conseils pour (bien) organiser un événement presse ». Depuis, nous avons organisé de nombreux événements presse et affiné notre maîtrise de cet exercice notamment pour certains de nos clients grand public tels que Duux et realme. Vous retrouverez ci-dessous une version actualisée, mais toujours avec nos conseils d’experts !

Dans un contexte où les journalistes reçoivent des dizaines de sollicitations chaque semaine, capter leur attention demande plus qu’un communiqué de presse. L’organisation d’un événement dédié, surtout dans le cadre d’un lancement de produit grand public, reste une excellente manière de créer du lien, de susciter l’intérêt et de générer des retombées concrètes.

Mais, pour que l’événement marque réellement les esprits, il doit être pensé comme une expérience à valeur ajoutée. Un résultat gagnant-gagnant, à la fois pour le client, dont les produits sont réellement mis en valeur, mais aussi pour le journaliste, qui repart avec toutes les informations dont il a besoin et, parfois, en ayant déjà une idée de la manière dont il va présenter la marque et des nouveautés « produits » à ses lecteurs.

Aujourd’hui, OneChocolate vous partage six conseils pour organiser un événement presse réussi, qui laissera une empreinte durable dans l’esprit des journalistes et des clients.

1. Clarifier ses objectifs et bien cibler les invités

La première étape consiste à déterminer l’objectif de l’événement. S’agit-il de lancer un nouveau produit ou plutôt de renforcer l’image de marque ? Chaque objectif implique d’adopter une approche toujours différente.

Par exemple, le lancement d’un nouveau produit peut prendre la forme d’une conférence de presse ou d’une journée de présentation pour donner aux journalistes le plus de flexibilité possible.

Une fois ces objectifs définis, il est temps de déterminer quelle est la cible à atteindre. Des journalistes, bien sûr, mais peut-être aussi quelques influenceurs ? Si c’est le cas, il faudra alors veiller à respecter leurs codes. Rédiger une invitation dédiée et personnalisée, s’assurer qu’ils disposent d’éléments concrets à photographier et à filmer pendant l’événement, et qu’ils repartent avec un goodiebag contenant un produit ou un bon de réduction sont autant de « petites » attentions pour les attirer.

Pour revenir aux journalistes, inutile d’inviter toute la base presse : mieux vaut organiser un événement en petit comité, avec des invités bien ciblés, que de viser trop large sans retombées concrètes. Ainsi, pour un événement ayant lieu à Paris, une recherche au préalable est vivement conseillée afin de ne retenir que ceux habitant en région parisienne.

2. Un lieu, une ambiance, une histoire à raconter

Un bon événement presse ne se contente pas de « présenter » un produit : il le met en scène dans un cadre qui parle à la fois au cœur et à l’intellect des journalistes.

Cela passe notamment par :

  • Un lieu évocateur, en lien avec l’usage ou l’univers de la marque ou du produit, et facile d’accès pour tous,
  • Une expérience qui favorise l’interaction, la démonstration, voire la prise en main du produit en question.

Ainsi, un produit appartenant au domaine culinaire sera parfaitement à sa place au sein d’une cuisine professionnelle privatisée, et pourquoi ne pas organiser un cours de cuisine avec un chef pour apprendre à s’en servir.

Par exemple, pour notre client Duux, lorsque nous présentons la nouvelle gamme de ventilateurs, nous aimons choisir des lieux qui évoquent les vacances, tels que l’hôtel Molitor et sa piscine mythique. Au-delà du lieu, nous attachons une importance particulière à la mise en place en ayant, à titre d’exemple, recours à des podiums), mais aussi à la disposition au sein de l’espace. L’objectif est de créer un parcours et donc une histoire autour des nouveautés présentées.

Si les journalistes high-tech sont plus intéressés par les dernières fonctionnalités du produit, les journalistes de la presse lifestyle, quant à eux, accorderont une importance toute particulière au design. Nous veillons donc à ce que les produits soient mis en scène, notamment avec des accessoires.

3. Soigner l’invitation… et les relances

L’invitation est la première impression que les journalistes vont avoir de l’événement. En conséquence, elle doit à la fois leur donner envie et les rassurer sur la pertinence de l’événement, mais également inclure plusieurs visuels attractifs, une accroche forte et, bien sûr, toutes les informations pratiques.

Son envoi doit avoir lieu entre trois et quatre semaines en avance si cela est possible, afin de laisser assez de temps pour les relances, une étape tout aussi importante. Téléphone, email, message vocal ou encore SMS, les relances sont un bon moyen de capter l’attention des journalistes qui connaissent déjà la marque (et donc susceptibles de se déplacer à nouveau) et d’en séduire de nouveaux.

Bien évidemment, il faut garder à l’esprit que certains journalistes déclineront votre invitation. Mais pensez à leur demander s’ils souhaitent tout de même recevoir le dossier de presse, car cela pourrait bien, in fine, générer plus de retombées pour votre client.

4. Préparer les bons supports presse

Le jour J, les journalistes n’ont pas toujours le temps (ou l’envie) de tout noter. Il est donc indispensable de leur fournir un kit presse clair, complet et facile à réutiliser.

Celui-ci doit notamment comprendre :

  • Un communiqué et/ou un dossier de presse,
  • Des visuels HD, des photos d’ambiance, des packshots et éventuellement des vidéos courtes,
  • Des informations pratiques sur le produit (prix, date de disponibilité, points de vente, etc.)

Adieu les clés USB et les documents imprimés ! Chez OneChocolate, nous préférons envoyer l’ensemble de ces documents par email avec un lien de téléchargement. Cela nous permet d’ailleurs d’effectuer un suivi personnalisé si le ou la journaliste a déjà demandé à recevoir des produits en test.

5. Offrir une expérience personnalisée le jour J

Le jour de l’événement, chaque détail compte. Les journalistes doivent se sentir attendus, bien accueillis et libres de poser leurs questions ou de prendre leurs photos sans contrainte.

Pour se faire, il est donc nécessaire de :

  • Réserver un accueil chaleureux et convivial aux journalistes,
  • Rentrer rapidement dans le vif du sujet (présentation de la marque, des nouveautés « produits », démonstrations le cas échéant),
  • Laisser aux journalistes le loisir d’évoluer dans cet environnement agréable et photogénique conçu pour eux après la présentation,
  • Au moment de partir : leur témoigner une attention personnelle en leur remettant des goodies.

6. Un travail sur le long terme

L’événement est terminé, ouf ! Mais pas question de se reposer sur ses lauriers. Il est nécessaire d’effectuer un suivi personnalisé pour garantir un maximum de parutions.

Cela passe notamment par :

  • L’envoi d’un message de remerciement, comprenant un lien vers les contenus créés à l’occasion de ce lancement
  • L’envoi des éléments à ceux qui n’ont pas pu assister à l’événement, mais aussi proposer une interview ou un échange complémentaire,
  • La réalisation d’un premier bilan auprès du client.

Par ailleurs, s’assurer que les éléments ont bien été reçus, organiser la livraison des produits pour tests, ou encore rappeler les journalistes qui étaient tout de même intéressés par le contenu de l’événement sont autant d’actions à mettre en place lors des semaines suivant la tenue de l’événement.

En conclusion

Organiser un événement presse autour d’un produit grand public, c’est concevoir une expérience à forte valeur ajoutée, capable de séduire des journalistes et influenceurs sollicités de toutes parts. En outre, un événement bien pensé permet non seulement de générer des retombées presse, mais aussi de renforcer durablement l’image de la marque.

Si, en lisant ces quelques lignes, vous êtes convaincus que l’agence OneChocolate est celle qu’il vous faut pour l’organisation de votre événement presse, nous nous tenons à votre disposition pour discuter de votre projet 😊.

Alexandra Corbelli