Si dans les relations presse, les événements professionnels où experts et journalistes se croisent ne manquent pas, la table ronde est à part. Elle constitue le format idéal pour permettre à des spécialistes d’un sujet de partager leur expertise et de débattre avec le public. Dans ce nouvel article, nous vous faisons part de toutes les clés pour organiser une table ronde réussie.

Que l’on soit spécialiste ou non des relations presse, tout le monde connaît les termes « conférence de presse », « déjeuner de presse » ou « voyage de presse ». Ce que l’on sait moins, c’est qu’à côté de ces événements archétypaux, il existe également d’autres formats adaptés aux relations presse, avec un style et une portée plus pédagogiques.  Je veux bien sûr parler des tables rondes, destinées à un public composé exclusivement de journalistes.

Depuis quelques années, avec la fin de l’épidémie de COVID-19 et la reprise des événements en présentiel, le format des tables rondes s’est progressivement popularisé, car il permet de s’adresser aux journalistes d’une nouvelle manière et de recréer des moments conviviaux pour aborder des sujets de fond.

En tant que spécialistes de ce type d’événement, nous vous partageons aujourd’hui tous les ingrédients incontournables pour organiser une table ronde réussie.

Anatomie d’une table ronde

Si l’on devait résumer le format des tables rondes en deux mots-clés, ce sont les mots « discussion » et « expertise ». En effet, une table ronde est un moment dédié à l’échange et au partage de connaissances avec des experts sur un sujet déterminé. L’adjectif géométrique qui s’y attache traduit d’ailleurs l’esprit d’écoute et de parole partagée, de concertation et de mise en commun des idées.

Dans ce guide, nous nous concentrerons essentiellement sur les tables rondes dans le contexte des relations presse, c’est-à-dire à destination d’un public de journalistes, venus écouter des porte-paroles sur une thématique définie en amont, afin de récolter des idées pour d’éventuels futurs articles qu’ils publieront.

Tout d’abord, qu’est-ce qui distingue une table ronde des autres événements presse ?

  • contrairement à une conférence de presse, une table de ronde n’a pas pour but de partager une annonce « corporate » ou technologique avec les journalistes,
  • à la différence d’un déjeuner de presse, qui s’appuie sur la convivialité autour d’un repas pour favoriser des discussions parfois plus informelles ou autour d’une annonce stratégique, une table ronde est 100 % dédiée à la discussion et à l’échange d’idées (elle peut cependant se clôturer par un moment de partage comme un cocktail ou un déjeuner, mais ce ne sera qu’un bonus et non un élément structurant de l’événement),
  • contrairement à un webinaire, une table ronde n’implique pas de manipulation d’outils ni de phases pratico-pratiques.

L’un des éléments essentiels d’une table ronde est la présence d’un animateur, qui représente une sorte de figure d’autorité et un repère à la fois pour les porte-paroles et pour les journalistes venus assister à l’échange.

Ce dernier remplit plusieurs missions centrales :

  • Il distribue la parole de façon équitable et pertinente entre les différents intervenants.
  • Il est le garant du bon déroulé des échanges et du respect du suivi du conducteur décidé en amont.
  • Il anime l’événement, en se chargeant de l’introduction et de la conclusion, ainsi que des transitions entre les différentes parties de la discussion, qu’il est chargé de clairement identifier pour l’auditoire.
  • Il modère les échanges et les questions posées, et peut éventuellement demander aux journalistes de garder leurs questions pour plus tard, afin de maintenir la fluidité des échanges .

Aux côtés de l’animateur, les participants, que l’on peut aussi appeler « orateurs » ou « porte-paroles », sont les grandes stars de la table ronde, puisque c’est eux que l’on vient écouter. Leur profil peut être très varié, tant qu’ils possèdent une expertise sur le sujet couvert lors de la table ronde. On peut notamment retrouver les profils suivants :

  • Un spécialiste (par exemple un professeur, un sociologue, un analyste…). Ce type d’intervenant apporte des éléments objectifs, savants ou factuels, lesquels aident à définir et cadrer le sujet, et à couvrir certains points spécifiques plus en détails.
  • Une entreprise, qui partage son retour d’expérience, car elle est directement concernée par la problématique abordée : par exemple, un acteur du secteur public lors d’une table ronde qui aborde une problématique spécifique à leurs obligations. Ce type d’intervenant apporte de la matière concrète, issue du vécu, illustrant des cas d’usage tous plus différents les uns que les autres.
  • Une entreprise partenaire, dont le métier participe à répondre à la problématique discutée. Ce type d’intervenant permet de donner des éléments de compréhension et des exemples concrets avec un point de vue spécialiste, mais moins connu de l’auditoire.
  • Et bien sûr, un porte-parole de l’entreprise organisatrice, pour partager son avis et son expertise sur le sujet et justifier la pertinence de son rôle dans cette organisation. Cet intervenant fait le lien entre la thématique de la table ronde et l’entreprise, afin de placer cette dernière comme leader d’opinion pertinent sur le sujet.

Maintenant que le format de la table ronde n’a plus de secrets pour vous, passons à la pratique !

Organiser une table ronde en 7 étapes clés

Une table ronde vous paraît être un bon format d’événement presse pour positionner votre entreprise sur une thématique spécifique ? Vous disposez du budget nécessaire pour en organiser une ? Il s’agit maintenant de comprendre les étapes indispensables pour confectionner la table ronde la plus cohérente et la plus utile possible pour les journalistes. À l’image d’une recette de gâteau, il est nécessaire de suivre à la lettre des étapes précises et d’utiliser les bons ingrédients.

1.     Définir vos objectifs

En premier lieu, vous devez vous demander dans quel(s) but(s) vous organiser une table ronde, plutôt qu’une conférence de presse ou un déjeuner de presse. En effet, si vous n’avez aucune annonce spécifique récente à relayer auprès des journalistes, une table ronde vous permet tout de même de vous positionner sur l’un de vos sujets de prédilection, en donnant du contenu aux journalistes et en mettant en avant l’entreprise sur la thématique abordée. Votre objectif peut également être de mettre en avant le retour d’expérience d’un de vos clients ou de vos partenaires. En établissant clairement votre ambition, vous pourrez mettre sur pied un événement à la fois cohérent et impactant.

2.     Trouver le thème de la table ronde 

C’est une étape cruciale et un choix ô combien important, car le thème doit à la fois servir les objectifs de communication de l’entreprise, permettre de trouver des intervenants pertinents et qui acceptent de participer, tout en étant intéressant pour les journalistes, afin de maximiser les chances qu’ils assistent à la table ronde et qu’ils en tirent de la matière utile pour leurs besoins journalistiques.

3.     Identifier les orateurs

Choisir le porte-parole qui représentera votre entreprise durant la table ronde sera sûrement l’une des étapes les plus simples du processus, puisque vous connaissez déjà vos collaborateurs et l’étendue de leur expertise. En revanche, identifier les autres participants peut s’avérer plus complexe. En effet, obtenir l’accord d’un ou de plusieurs clients de s’investir dans ce type d’exercice n’est pas toujours facile, que ce soit en raison de contraintes d’agenda, de charge de travail ou d’autorisations de prise de parole de la part du service de communication de l’entreprise. Il est conseillé de s’y prendre longtemps à l’avance pour obtenir les différentes confirmations des participants, puis de bloquer immédiatement les agendas de toutes les parties prenantes.

 À noter qu’il est indispensable de prévenir les participants que les journalistes qui assisteront à la table ronde risquent de leur poser des questions et que leurs réponses pourront être reprises en tant que mentions ou citations dans un article. Il est fortement conseillé d’intégrer le service Communication/Relations presse des entreprises concernées dans le travail de préparation de la table ronde, et ce le plus en amont possible.

4.     Choisir l’animateur de la table ronde

Si les participants sont les ingrédients principaux de votre table ronde, l’animateur est le liant qui va faire tenir l’ensemble de la recette. Là encore, le choix peut s’imposer de lui-même ou se révéler complexe. Sachez que votre agence de relations presse peut vous conseiller des animateurs qui ont l’habitude de ce type d’exercice et qui sauront mettre leurs compétences au service de votre événement. En outre, il est plus judicieux de choisir une personne habituée à prendre la parole en public, qui soit capable à la fois de meubler les moments de transition, mais aussi d’encadrer des discussions plus animées et de gérer correctement la distribution de la parole. Sans être nécessairement un expert du sujet abordé au cours de la table ronde, l’animateur retenu, du fait de son expérience, saura vous assister dès la préparation de la table ronde en structurant le discours des intervenants, mais également en validant la pertinence du sujet retenu ou en le faisant évoluer dans ce sens.

5.     Trouver une date et un lieu 

Cette étape se juxtapose à celle de la sélection des participants, car leur disponibilité le jour de l’événement est évidemment une condition sine qua none. Il est important de garder à l’esprit qu’il n’y a pas de jour ou de moment « idéal » pour organiser une table ronde : cela peut se faire en matinée ou en après-midi, n’importe quel jour de la semaine. En termes de format, il est préférable que la discussion n’excède pas deux heures, afin de ne pas monopoliser les journalistes et les participants trop longtemps – et cette durée est généralement suffisante pour couvrir un sujet.

Connaître la date de l’événement permettra ensuite de réserver un lieu adapté, à savoir un salon privé, isolé du bruit extérieur, pour laisser toute la place aux propos des participants et aux échanges avec les journalistes. Du matériel sono-vidéo, comme un écran de télévision ou un vidéoprojecteur, peut être utile pour diffuser une présentation en fond, ou simplement afficher le nom des participants et les logos des entreprises concernées. Enfin, prévoir un moment de restauration, avant, pendant ou après la table ronde est un plus qui permet de prolonger les échanges de façon plus informelle et de faire de cet événement un moment convivial. Notre conseil : privilégiez les établissements avec une offre de traiteur intégrée.

6.     Inviter les journalistes 

Dès que la date et le lieu de l’événement sont actés, l’agence de relations presse va s’occuper d’inviter des journalistes. Idéalement, il est conseillé d’envoyer les invitations au minimum un mois avant la date – le plus tôt sera toujours le mieux – car les journalistes sont très sollicités et leur agenda peut parfois être complet plusieurs mois à l’avance. C’est pourquoi il est important de commencer à travailler sur l’organisation de la table ronde bien en amont, afin de prévenir les journalistes à temps et de gérer la logistique autour des invitations (relances, confirmations, envoi d’un rappel quelques jours avant l’événement…).

7.     Travailler le contenu de la table ronde 

Cette étape constitue le gros du travail, et requiert impérativement l’accompagnement de l’agence de relations presse. L’enjeu de cette étape est de cadrer le contenu des différentes parties de la table ronde – généralement au nombre de deux ou trois, en y ajoutant une introduction et une conclusion –, mais également d’établir l’ordre de prise de parole entre les participants et de préparer les enchaînements. Il s’agit également d’anticiper les questions que les journalistes pourraient être amenés à poser aux orateurs. Cela passe par l’organisation d’une ou de plusieurs réunions de travail préalables à l’événement, afin de bien délimiter le sujet avec tous les participants, de récolter les propos de chaque porte-parole (cela peut se faire de façon individuelle pour ne pas faire perdre du temps aux autres) et enfin de présenter la version finale et aboutie du déroulé de la discussion. Cette dernière étape peut se faire par écrit, afin de ne pas solliciter à nouveau tous les participants pour entreprendre une nouvelle réunion.

En conclusion

Vous l’aurez compris, organiser une table ronde requiert davantage de réflexion et de logistique qu’un déjeuner de presse, en particulier à cause de deux paramètres centraux : le choix des participants et l’élaboration du contenu des discussions.

Il est donc fortement conseillé de s’appuyer sur des spécialistes des RP capables de gérer ce type d’événement de bout en bout, à l’image d’une agence comme OneChocolate 😊.

 

Elodie Buch