Si vous venez tout juste de prendre part à la grande aventure des relations presse ou que vous avez récemment changé d’agence, cet article est fait pour vous ! Aujourd’hui, nous allons revenir sur les bonnes pratiques à mettre en place dès le début d’une collaboration entre une entreprise et une agence RP pour réussir votre onboarding et obtenir rapidement des résultats.

Félicitations, vous venez de choisir votre nouvelle agence de relations presse – et, avec un peu de chance, votre choix s’est porté sur OneChocolate 😊 !

S’il est évidemment important de commencer à réfléchir aux premiers communiqués de presse et autres papiers d’expert, il convient de ne pas négliger plusieurs autres étapes nécessaires, au risque de retarder le succès de votre campagne, les premières interviews et les retombées presse. C’est précisément ce que nous allons aborder ensemble dans ce nouvel article de blog.

Les enjeux d’un onboarding réussi

L’intégration (ou « onboarding ») est un moment charnière de tout partenariat noué entre une agence de relation presse et une entreprise, car elle pourrait bien définir le reste de la collaboration et la réussite de la campagne. Il convient donc de s’intéresser à l’alignement des objectifs et à la mise en place de bonnes pratiques, qui permettront non seulement de gagner du temps, mais également de poser les bases d’une collaboration optimale.

Plus précisément, l’onboarding est l’occasion pour l’agence de comprendre en profondeur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Si l’agence RP a bien entendu remporté un appel d’offres sur la base d’une présentation où elle a identifié le positionnement de l’entreprise et suggéré des idées de campagne, il est toujours bon de garder en mémoire les points clés suivants :

  • Quels types de médias ou d’influenceurs sont à privilégier ?
  • Les messages clés : que doit retenir le public cible ?
  • Quelles sont les priorités à court et long terme – par exemple, une campagne « produit » ou la construction d’une image de marque durable.

Rappelons ici qu’un onboarding abordé de la mauvaise manière peut générer des décalages entre les attentes de l’entreprise et les actions de l’agence, ce qui peut limiter fortement les résultats ou l’évaluation de ces derniers.

Réussir son onboarding en quelques étapes clés

Mettre en place un processus d’onboarding, c’est bien. Mais encore faut-il le réussir !

OneChocolate vous partage quelques étapes clés pour vous permettre de mener à bien votre projet :

Partager les documents utiles et/ou effectuer une passation

La première étape du processus d’onboarding consiste à partager l’ensemble des documents qui permettront à l’agence de relations presse de s’imprégner du secteur et des messages clés de l’entreprise. Il peut notamment s’agir de documents marketing et corporate, ou bien de présentations produits.

Par ailleurs, si vous avez choisi de changer d’agence RP, une passation entre agences est fortement recommandée. Il sera évidemment utile pour votre nouvelle agence de collecter les anciens dossiers de presse, les rapports mensuels d’activité, les bilans des actions et les résultats obtenus ; cela lui permettra de mieux comprendre ce qui a fonctionné et ce qui a échoué, et donc de proposer des axes d’amélioration et de nouvelles idées, voire de reprendre contact avec certains journalistes.

S’appuyer sur des outils collaboratifs

Afin de favoriser une communication optimale et d’assurer des échanges fluides entre votre entreprise et les membres de la nouvelle agence RP, il est vivement conseillé de mettre en place des outils de travail collaboratifs – tels que Trello, Slack ou Google Drive. Cela vous permettra de créer un espace centralisé regroupant toute la documentation nécessaire, mais aussi d’assurer le suivi des tâches de la manière la plus efficace possible.

Organiser une réunion kick-off

Pour marquer l’arrivée de votre nouvelle agence de relations presse, quoi de mieux que d’organiser une réunion « kick-off » ? Qu’elle ait lieu en présentiel ou à distance, elle représente l’occasion parfaite pour s’assurer que les bons documents ont été remis et que tout le monde a facilement accès aux différents outils collaboratifs. En outre, cette réunion permet de clarifier les attentes et les indices de performances (KPIs) et de mettre en place le calendrier des premières actions.

Présenter les équipes

Lors de votre processus de sélection, vous avez sans doute eu l’opportunité de rencontrer l’équipe de votre nouvelle agence RP – ce qui vous a peut-être même aidé à prendre votre décision 😉.

Il convient donc de faire la même chose de votre côté, car vous ne serez pas seul.e à mener votre stratégie de relations presse. Toujours dans le cadre de la réunion kick-off mentionnée plus haut, vous avez ici l’occasion de présenter les membres de l’équipe interne à votre nouvelle agence et de nommer les principaux points de contact pour faciliter les échanges.

Dans un second temps – et pour aider la nouvelle agence à se familiariser le plus possible avec les sujets traités par l’entreprise –, organiser des calls dédiés avec les porte-paroles et les experts de votre entreprise est presque un impondérable. C’est une occasion pour eux de se présenter et d’aborder leurs sujets de prédilection. Préparés en amont par l’agence de relations presse, ces calls permettront de collecter du contenu, qui pourra ensuite être utilisé pour rédiger un pitch d’interview, une tribune ou tout autre document utile.

À noter qu’une dernière étape de formation pour l’agence RP peut consister à organiser une formation produit avec un expert technique – si cela est pertinent, bien évidemment.

Pérenniser la relation entre l’entreprise et l’agence RP

Vous avez réalisé toutes ces étapes haut la main ? Alors vous pouvez enfin déclarer que l’onboarding de votre nouvelle agence a été mené avec succès !

Pour favoriser une collaboration parfaite entre votre entreprise et votre nouvelle agence de relations presse, il est nécessaire de mettre rapidement en place certaines bonnes pratiques. Il s’agit notamment de :

  • Communiquer régulièrement : le fait de mettre en place des réunions hebdomadaires ou bimensuelles effectuées en visio-conférence vous aidera à entretenir au mieux votre relation.
  • Faire preuve de flexibilité : au-delà des réunions mentionnées ci-dessus, vous serez régulièrement en contact avec votre agence RP. Pour que les différentes activités de chacun puissent progresser, il est crucial de maintenir le dialogue et ainsi de ne pas laisser, par exemple des propositions de l’agence en suspens.
  • Bâtir une relation de confiance en encourageant les feedbacks bilatéraux et en partageant les informations stratégiques en toute transparence.

Par ailleurs, il est primordial d’effectuer une évaluation et un suivi constants, tant par vous que par votre agence RP, notamment par le biais d’un reporting mensuel ou trimestriel. En effet, la mise en place de rapports réguliers permettra d’évaluer les performances de la campagne de relations presse et d’ajuster les stratégies en fonction des résultats et des évolutions du marché.

Conclusion

L’intégration d’une nouvelle agence de relations presse est un moment clé pour assurer votre visibilité dans les médias. D’autant que, quand ce processus d’onboarding est bien mené, l’agence se sent davantage impliquée dans vos projets et valorisée en tant que partenaire stratégique. En retour, l’entreprise considère l’agence RP comme une alliée plutôt que comme un simple prestataire. Et ça, ça change tout 😉 !

Chez OneChocolate, nous avons plus d’un onboarding dans notre sac ! Notre équipe d’experts dédiés saura vous expliquer dès le départ quelles sont les informations et les précisions dont elle a besoin pour lancer votre campagne de relations presse le plus rapidement possible et obtenir vos premiers succès.

N’hésitez pas à faire appel à nos services ou à nous contacter pour en savoir plus 😊.

Alexandra Corbelli